◆お礼状・お詫び状ハンドブック改訂版

★誠意が伝わる詫び状・始末書の書き方・文例集


お詫び状(文)、始末書について

★就活のしきたり

そのまま使える! ビジネスマナー・文書―手紙、メールの書き方

お詫び、始末、顛末に関する報告(広い意味での「詫び状」)もいくつか種類があります。

ビジネス、学校教育、生活において、先方に対するケガや損害、健康面でのご迷惑や支払いなどでの心配をおかけするなど、お詫びの程度や、対応の仕方などによって、詫び状(文)、顛末書、始末書、理由書等に区分されます。また、文書のサンプルやフォーマットも変ってきます。

文書を書く目的、理由を明確に理解しておくことが、詫び状(お詫び文)、顛末書、始末書、理由書などの作り方のポイントです。

詫び状(お詫び文)
 ・日常での、相手に対するご無沙汰を詫びる手紙
 ・ビジネス上での失敗や過失・破損、クレーム、交通事故、事故等を犯したときに謝罪する詫び状

顛末書
 ・なぜ事故や過失が発生したかの経緯、事実関係等を説明・報告

始末書
 ・規則に反したことをした時に、謝罪し、再発の防止に努める旨を宣約
 
理由書
 ・会社のや学校への志望理由や、物事を行なう場合の理由説明・報告


★謝罪・クレーム対応の鉄則



あなただけに就活の裏技こそっと教えます

始末書やお詫び状で大切なこと

始末書とお詫び状(詫び状)で大切なことは、誠実さを伝えることですが、そのための文言の使い方、書き方などに留意することです。

内定辞退の詫び状(断り方)手紙、メールの例文

★就活のしきたり

就職活動をして、訪問先企業から内定通知をもらうことは、嬉しいことなのですが、それでも、内定辞退するケースはあるものです。

内定を辞退する場合は、断りの手紙を一刻も早く出す必要があります。時間が遅れると、相手の企業に更に迷惑がかかります。新卒でしたら、大学の後輩にも悪い影響があるかも知れません。

企業はあなたに期待して内定を出したのですから、内定辞退は、良くないことです。ですから、誠意を持ってあやまるしかありません。理由は特に、言う(書く)必要はありません。内定承諾書を提出した後であっても、誠意を持ってあやまれば、了解してもらえます。

内定辞退お詫び文(断り方)】

○○株式会社
 人事課長 △△ 様

拝啓、○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は、内定のご通知をいただき、ありがとうございました。
さて、本日は誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。
一旦内定をいただきながら、辞退申し上げるのは、大変心苦しく、ずいぶん悩みました。今回は、ご迷惑をおかけし、本当に申し訳ございません。
就職活動中に、御社から学ばせていただいたことも多く、心から感謝しております。勝手な申し出ではありますが、何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。
御社のますますのご発展をお祈りしております。             敬具
山川一夫


   

始末書と文例

★就活のしきたり

始末書は、交通事故や、借りていた物品の紛失など自分の犯したミスなどを、文書で謝罪し、再発防止を宣約するものです。

始末書のよくあるケースは、交通事故交通違反約束不履行、物品の紛失破損支払い不履行製品不良など、ビジネス・生活面での出来事です。

以下の始末書サンプルを雛形、フォーマットに、報告のポイントをマスターしましょう。

始末書のポイントは、
・自筆で作成する
・前文(拝啓など)は不要。いきなり本文から説明・報告する
・ミスを犯した原因、経過、それに対する対応、寛大な処置の願いなどを記載する

始末書手紙文例
・・・
平成○○年○年○日に御社よりご注文いただきました、××商品が、正常に作動せず、大変ご迷惑をお掛けし、まことに申し訳ございませんでした。
今後はこのような事態を繰り返すことのないよういたします。
何卒、このたびの件は、お許しいただきたくお願い申し上げます。


★謝罪・クレーム対応の鉄則


始末書の書き方、文例(欠品)

★就活のしきたり


★お詫びの書き方なら!★


始末書は、担当者のミスでお客様に迷惑をおかけした場合などに書きます。欠品に対する始末書も、まず、当方の非を認め、お詫びした上で、なぜその様なことになったのか事情を説明します。そして、対応策を述べ、素直にお詫びします。

欠品に対する始末書書き方文例

拝啓、貴社益々ご清栄のこととお喜びいたします。
さて、先日納品いたしました○○製品の数量が2個不足し、貴社に大変ご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ありませんでした。心からお詫び申し上げます。
 当社で早速調査いたしましたところ、出荷担当者の不注意によるものと判明いたしました。
 不足分につきましては、明日○月○日、至急御送付いたしますので、改めて御査収のほどお願い申し上げます。
 今後は、このような事態を引き起こすことのないように、発送時には十分注意いたします。何とぞ御容赦くださいますようお願い申し上げます。
まずは、書面にて深くお詫び申し上げます。
                             敬具

始末書の書き方、文例(破損)

★就活のしきたり


★お詫びの書き方なら!★


始末書は、担当者のミスでお客様に迷惑をおかけした場合などに書きます。破損に対する始末書も、まず、当方の非を認め、お詫びした上で、なぜその様なことになったのか事情を説明します。そして、対応策を述べ、素直にお詫びします。

破損に対する始末書書き方文例

拝啓、貴社益々ご清栄のこととお喜びいたします。
 さて、先日弊社より納入いたしました○○機械の一部が破損し、貴社に大変御迷惑をおかけいたしましたこt、誠に申し訳なく、心からお詫び申し上げます。
 代替品を至急お送りいたしますので、改めて御査収ください。
 当社では、細心の注意を払って荷造りにあたっておりますが、今後はこのような事態を引き起こすことのないよう、出荷時検査及び発送に一層の注意をいたします。何とぞ御許容くださいますようお願い申し上げます。
 まずは、書面にて深くお詫び申し上げます。
                             敬具

お詫び状の書き方と文例

お詫び状手紙は、一般に何らかのミス事故が発生したり、クレーム不良品があった時などに、口頭では不充分な為、相手方に対し、手紙を出すものです。

や肉親、更には交通事故、最近では熟年離婚に詫び状もあります。

また、日常生活では長い間のご無沙汰のお詫びを請うようなお詫びの手紙もあります。

お詫び状手紙のポイントですが、一般の手紙ビジネス文書と同様に、簡潔明瞭に表します。理由をくどくど述べることより、素直に謝ることが大切です。下の文例、サンプルをご参考ください。

お詫び手紙文例(支払い遅れの場合)
・・・
このたびは、○月の支払いが遅れ、まことに申し訳けございませんでした。深くお詫び申し上げます。
本日、ご指定の△△銀行口座に全額を振り込みいたしました。
今後は、このようなことがないよう注意いたしますので、何とぞお許しいただきたくお願い申し上げます。 ・・・

*納品遅れ、製品不良、事故などの始末書お詫び状も、同様に考えてみてください。

交通事故のお詫び状と文例

交通事故を起こしてしまった直後は、事故を起こした側、起こされた側の双方があわててしまいます。

交通事故お詫び状お詫び文は、事故のお詫びと、弁償、賠償に関する方法についての考え方などを簡潔に書き、相手に伝えます。

交通事故お詫び状文例
・・・
このたびは、車を運転中に誤ってお宅様の自家用車のドアに接触、破損いたし、大変ご迷惑をおかけいたしました。
事故の直後は、私どももうろたえるばかりで、充分なおわびを申し上げられませんでした。改めて深くお詫び申し上げます。
修理費用につきましては、出来る賠償させていただく所存でございます。
何卒、お許しを賜りたくお願い申し上げます。・・・

破損、紛失、クレームなどのお詫び状と文例

借用したものを破損紛失したり、汚したりした時は、自己弁護をせずに、素直にあやまることが必要です。仕事での不良品に対するクレームも同様ですね。

紛失破損不良品クレームなどのお詫び状文例
・・・
このたびは、お借りしたドレスを不注意で汚していまい、大変申し訳ございませんでした。
目立つような汚れではありませんが、すぐクリーニングに頼み、染み抜きをしてもらいましたが、本当に心苦しく感じております。
何卒、お許しを賜りたくお願い申し上げます。・・・

顛末書と文例

顛末書は、事故クレームの発生、紛失などに関するお詫びだけでなく、なぜそのような事態に陥ったかの原因、経過などの説明と、今後の対策を中心に説明する詫び状です。

単なるお詫び状と違うのは、先方に納得にいく説明をすることが、顛末文のポイントです。


顛末文手紙文例
・・・
日ごろから納期厳守につき注意しておりますが、今回外部購入部品検査におき不良が発見されました。
急きょ代替品の手当てを行ないましたが、3日の納期遅れとなり、多大なご迷惑をおかけしてしましました・・・

詫び状、始末書などの文例

詫び状始末顛末書などによく使われるお詫びの言葉や文例を紹介します。
これらの文章雛形として、作成してみてください。

・このたびは非常にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
・全く当方の不注意で・・・
・このたびの件は、なにとぞお許しいただきたく、
・お詫びのことばもございません。
・今後このような事故を繰り返さないよう努めてまいりますので・・・
・御社に多大なご迷惑をおかけしましたことを、まことに申し訳なく、つつしんでお詫び申し上げます。

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